• Operations Manager - ONG TUBITEHO

    Employer: TUBITEHO
    Posted: 6 September 2019
    Viewed: 1067 Times
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    Avis d’offre d’emploi au sein de I’ONG TUBITEHO

    Recrutement d’un « Operations Manager »

    TUBITEHO est une organisation non-gouvernementale nationale régie par la loi n° 04/2012 du 17/02/2012. Elle a pour objectif d’améliorer les conditions de vie, I ‘autonomie et la qualité de prise en charge éducative, médicale, professionnelle et socio-économique des personnes handicapées mentales et intellectuelles au Rwanda. Elle vise une société rwandaise dépourvue de toute discrimination liée au handicap en général et au handicap mental et intellectuel en particulier. Elle promeut des valeurs de dignité, solidarité, professionnalisme et de transparence.

    Descriptif de poste: « Operations Manager» de I’ONG TUBITEHO

    Mission: Le conseil d’administration (CA) et Ie comité exécutif (CE) lui délèguent la coordination de I’ONG TUBITEHO et des projets au regard des 4 piliers : (1) Ie pilier coordination stratégique, bailleurs et représentation de TUBITEHO, (2) Ie pilier opérationnel, (3) Ie pilier des ressources humaines et (4) pilier financier en respect des règles d’engagement des dépenses en vigueur au sein de TUBITEHO.

    Sous la responsabilité hiérarchique directe du Secrétaire Exécutif de I’ONG TUBITEHO et avec la délégation du Représentant Légal de TUBITEHO, il a la mission de :

    • Assurer Ie management global et strateqique de I ‘organisation TUBITEHO
    • Assurer la mise en œuvre des recommandations issues des évaluations, diagnostics, audits internes et externes pour garantir une qualité de la gestion de I ‘organisation au regard des standards de gestion nationaux et internationaux
    • Assurer la mise en œuvre des projets en cours et Ie développement de nouveaux projets avec possibilité de lui confier d’autres responsabilités sur d’autres domaines.

    FONCTION 1 : Coordination des Operations (50% du temps)

    Taches principales

    L’Operations Manager s’assure de la mise en ceuvre des projets et de la capacite d’action des equlpes.
    II veille et est garant du developpernent de synergies entre les projets / equipes, a la mutualisation des ressources des projets et veille a l’arnelioration de I’impact et des resultats des projets, interventions et activites,

    1.1. Diriger l’execution et les modalites de suivi des projets en cours et futurs
    1.2. Concevoir la mise en ceuvre des projets et les strategies avec les equipes du centre de jour et Ie Secretaire Executif de I’ONG et en concertation avec les partenaires respectifs.

    Mise en oeuvre et supervision des projets

    • Superviser et valider Ie travail de planification annuelle et mensuelle du centre de jour et autres projets
    • Coordonner et assister les responsables des interventions a travers:
    1) La mise en ceuvre des projets selorr les planifications et I’atteinte des resultats ;
    2) L’analyse et Ie « monitoring» de l’etat d’avancement des activites pour chaque projet en lien avec les budgets, cadres d’intervention et plans de travail ;

    3) La programmation des interventions externes et evaluations ;
    4) La transversalite thematique et operationnelle des actions de Tubiteho
    5) Un travail de capitalisation des actions entreprises
    6) Tout appui rnethodoloqique necessaire à I’atteinte des resultats,

    • Valider et suivre les missions d’appui technique internes et externes à Tubiteho:

    1) la rédaction des termes de référence;
    2) Les discussions stratégiques avec les intervenants internes ou consultants externes
    3) Le suivi et la mise en œuvre des recommandations.

    • Assurer un appui rnéthodoloqique et organisationnel aux equipes du centre et des projets et developper une culture operationnelle basee sur les resultats (annuelle, trimestrielle, revue annuelle projet, analyse de resultat, d’impact...)
    • Assurer Ie respect de la qualite technique et rnethodoloqique, en rapport aux domaines techniques existants
    • Participe aux choix des themes de capitalisation et à leur rnethodoloqie
    • A travers des reunions de coordination, favoriser la communication, renforcer la collaboration et Ies synergies entre les differentes equipes du centre de jour et projets .
    • Assurer un suivi specifique des equipes pour la mise en ceuvre des projets et du centre de jour et I’absence de leurs responsables
    • Veiller à l’adequation entre les reqles et procedures des differents services (Iogistique, administration et (RH) et les besoins des activites des projets.

    Conception de nouveaux projets

    • En lien avec Ie centre de jour, Ie comité exécutif (CE) et Ie conseil d’administration (CA), il stimule lesquipes dans I ‘identification de nouveaux projets, de nouveaux partenariats et I’identification de recherche de financement y afférent:
    • • Animer la programmation participative au sein de l’equipe et avec les partenaires sur de nouvelles actions à developper dans Ie cadre de la strateqie pluriannuelle de TUBITEHO.
    • • Participer à la recherche d’informations, à I’analyse et aux discussions pour la cohérence de nouveaux projets et participer à l’élaboration de leurs budgets sur la base des formats définis en coordination avec Ie chargé des finances;
    • • Piloter et / ou rediger les propositions de financement pour de nouveaux projets.

    FONCTION 2 : Gestion administrative, financiere et materlelle (20% du temps)

    Taches principales

    En concertation avec Ie responsable du centre de jour:

    2.1 . Elaborer un manuel de procedures de gestion administrative, financiers et logistique pour I’ONG Tubiteho et superviser celui du centre de jour Tubiteho afin de repondre aux exigences des bailleurs et des institutions publiques.
    2.2.Gerer les moyens financiers des projets en coherence avec Ie cadrage et Ie previsionnel budqetaire ainsi qu’en conforrnite avec les reqles des bailleurs concernes :

    Concernant la gestion de la logistique, en collaboration avec Ie responsable du centre et dans Ie respect des procedures internes, il assure:

    2.3. l.’etabllssernent du plan d’approvisionnement mensuel, trimestriel et annuel et sa mise ajour en fonction des evolutions eventuelles des activites ou projets en cours d’annee ;
    2.4. Une contribution dans les procedures logistiques d’achats (description technique du service ou des achats,appui à l’elaboration de la commande, choix du fournisseur ou prestataire) ;
    2.5. La validation technique du choix de I’achat par rapport a la triple cotation pour chaque commande et à I’appel d’offre au besoin.

    FONCTION 3 : Management de l’equipe (10% du temps)

    Taches principales

    3.1. Appuyer Ie responsable du centre de jour dans la redaction et I’application du reqlernent interieur
    du centre de jour;
    3.2. Rediger les Profils de Postes a Pourvoir et les propose au Secretaire Executif pour validation et recrutement;
    3.3. Appuyer Ie responsable du centre de jour dans la mise en place d’une bonne communication interne, une circulation efficace des informations entre Ie personnel du centre de jour et de I’ONG.

    FONCTION 4 : Gestion du cadre technique et strateqique

    4.1. Diriger Ie cadre technique propre à la strateqie sectorielle validee par Ie secretaire executit de I’ONG Tubiteho et en adequation avec la strateqie globale du secteur ou de Tubiteho.
    4.2 . Diriger, en collaboration, avec Ie secretaire executif, la demarche qualite des projets en termes de realisation, d’impact et identifier toute ressource technique ou documentaire, competences
    cornplementalres garantissant la qualite de conception et de mise en reuvre.
    4.3. Collecter et formaliser les outils et methodes developpes dans Ie cadre des projets et autres Interventions.
    4.4. Elaborer un guide de référence en gestion de projet ou programme

    FONCTION 5 : Contribution a la capitalisation de l’experlence

    5.1. Identifier avec l’equipe du centre de jour et Ie secretaire executif de I’ONG les problematiques ou thernatiques à capitaliser et la rnethodoloqie de capitalisation ;
    5.2. Collecter les donnees necessaires à partir de criteres et indicateurs proposes par lui-merne et valides par Ie secretaire executit de I’ONG
    5.3. Participer à I’analyse des donnees et succes enreqlstrees par I’ONG
    5.4. Diffuser Ie resultat aupres des partenaires et au sein de l’ONG afin de susciter leur interet
    5.5. Elaborer des documents de capitalisation des experiences et bonnes pratiques realisees par I’ONG et Ie centre de jour
    5.6. Diffuser tout•autre document produit aux differents acteurs pour mobiliser les fonds et des Collaborations

    FONCTION 6 : Management general de I’ONG Tubiteho

    6.1. Participer aux reflexions sur la strateqique globale de raNG.
    6.2. Participer ala bonne transmission de I’image , de la strateqie et de la rnethodoloqie de travail Proper à Tubiteho.
    6.3. Participer aux reunions du conseil d’administration si besoin .

    FONCTION 7 : Planification, suivi, evaluation et reporting (10% du temps)

    Taches principales

    7.1. Elaborer un plan d’activités mensuel, trimestriel et annuel des activites et en assurer Ie monitoring
    7.2. Etablir des rapports mensuels, trimestriels et annuels
    7.3. Assurer Ie respect des echeances pour Ie reporting des projets et activites
    7.4. Appuyer les responsables du centre de jour et des projets dans l’elaboration des rapports d’activites
    7.5. Rediger les rapports d’activites de I’ONG Tubiteho avec une analyse et une synthese de qualite.

    FONCTION 8 : Representation dans differentes instances (5% du temps)

    8.1. Participer aux reunions orqanisees par les instances gouvernementales, ONG nationales et internationales et les autres acteurs institution nels
    8.2. Participer aux reunions des reseaux et plateformes sur Ie handicap (NCPD, groupes de travail , Tubakunde, .. .)

    Profil requis

    IndispensableSouhaité
    DipIôme(s) : Diplome d’etudes superieures de niveau A0 en developpement, gestion de projet,Sciences Economiques, et autresdomaines connexes. Diplôme complementaire lié au handicap ou groupes vulnérables
    Expériences
    - Management de projet au sein d’une ONG nationale pendant au moins 1 an
    - Experience en projects de développement et cycle de projet
    Connaissances des politiques liées au handicap et d’accès aux services inclusifs au Rwanda
    Compétences
    -  Très bonnes capacités managériales (encadrement, soutien à l’équipe, qualités humaines, gestion de conflit, etc)
    -  Très bonnes caopacités de coordination
    -  Très bonnes capacités rédactionnells en francais et en Anglais
    -  Qualités d’analyse et de synthese
    -  Experience en gestion d’équipe
    • Qualités de gestionnaire administratif et financier, de planification
    • Connaissance du handicap et des approches et inclusives
    Qualités personnelles
    • Capacités relationnelles
    • Maturité
    • Esprit d’initiative
    • • Esprit d’equipe
    • • Force de persuasion
    • • Capacites d’ecoute
    • • Oualite d’adaptation
    • • Pugnacite, rigueur.
    • Patience
    • Communication aisée

Le dossier de candidature doit etre compose d’une lettre de motivation adressee à la
Secretaire Executive de I’ONG TUBITEHO, accornpaqnee des coordonnees de 3 personnes de reference professionnelle en lien avec Ie poste , des attestations de services rendus, d’un curriculum vitae detaille et d’une copie de chaque dipl6me et / ou autre preuve de formation.

Le dossier de candidature complet devra etre depose au plus tard Ie 12 septembre 2019 à 12h00 à I’adresse suivante en version papier:

Centre de Jour Tubiteho, District de Kicukiro, Secteur de Gahanga, Cellule Nunga ,
Village Nunga I, en face (Agakiriro ka Gahanga).

Seuls les candidats preselectionnes seront contactes pour passer les tests .

Fait à Kigali , Ie 4 septembre 2019.

Mme Mukeshimana Georgette. .

Tel 0788481910
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