• Overdue Jan 15, 2022

    TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET CHARGE DE L’AUDIT EXTERNE FINANCIER DE HEI LTD EXERCICES 2020/2021.

    Employer: Horizon Education Investment Ltd.
    Posted: 29 December 2021
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    TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET CHARGE DE L’AUDIT EXTERNE FINANCIER DE HEI LTD EXERCICES 2020/2021.

    1. CONTEXTE

    HORIZON EDUCATION INVESTMENT Ltd (HEI Ltd) est une Société par actions à responsabilité limitée ; créée le 14/06/2015 et enregistrée auprès de Rwanda Développent Board (RDB) le 16/07/2015 sous le Code 103695931. Son siège social est établi à Kigali, Ville de Kigali, District de Gasabo, Secteur de Kinyinya.

    Horizon Education Investment Ltd a pour objet la réalisation de toutes opérations commerciales, financières, industrielles, mobilières ou immobilières se rapportant directement ou indirectement à la promotion de l’éducation au Rwanda.

    Horizon Education Investment Ltd pourra également s’intéresser, au Rwanda comme à l’étranger , par voie d’apport, de fusion, de souscription ou de toute autre manière, à toutes entreprises, associations ou sociétés ayant un objet similaire, analogue ou connexe, ou de nature à favoriser le développement de la société.

    Elle mettra surtout l’accent sur les points suivants :

    • • Contribution à la promotion de la qualité de l’Education à travers la mise en place des infrastructures appropriées,
    • • Création et gestion des Ecoles privées : Maternelles, Primaires, Secondaires, Techniques et Professionnelles et Supérieures.
    • • Contribution à l’Education culturelle, civique et sportive visant à promouvoir le développement socio- professionnel ;
    • • Réalisation de toutes opérations commerciales, financières, industrielles, mobilières ou immobilières se rapportant directement ou indirectement à la promotion de l’éducation au Rwanda.

    Dans la perspective d’une prise en charge efficace et efficiente des activités de la Société Horizon Education Investment Ltd, il a été recommandé par l’AG de HEI Ltd, le recours à un cabinet d’audit externe financier pour examiner l’éligibilité et l’exactitude des transactions financières couvrant la période considérée et la solde du compte à la clôture de la dite période.

    C’est dans ce cadre que HEI Ltd a lancé ces termes de référence (TdRs) dans le but de disposer de données pouvant permettre d’analyser son fonctionnement en divers points.

    2. OBJECTIFS DE L’AUDIT

    L’objectif de l’audit des états financiers de HEI Ltd est de permettre à l’auditeur, d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière de la société à la fin de chaque exercice comptable et de s’assurer que les ressources de la société sont bien gérées, en vue de l’atteinte des objectifs de développement de la société.

    L’expression de cette opinion professionnelle se basera sur les documents préparés et mis à disposition par la direction.

    3. RESPONSABILITE DES PARTIES PRENANTES.

    3.1. La responsabilité de la préparation des états financiers de la Société, y compris les divulgations appropriés, incombe à la coordination de la société. Celle-ci est aussi responsable :

    • • Du choix et de l’application des principes comptables. La société prépare les états financiers selon les normes comptables applicables : soit les normes comptables internationales, soit les normes internationales d’information financières(IFRS), ou les normes comptables nationales conformes, dans leur substance, aux IFRS ; et
    • • De la mise en œuvre des principes comptables et des procédures administratives et financières consignées dans le manuel des procédures et gestion de la société.
    • • De fournir à l’auditeur :
    1.  L’accès à toutes les informations dont la direction a pris connaissance et qui ont trait à l’établissement des états financiers, telles que la comptabilité, la documentation y afférent et autres éléments ;
    2.  Les informations supplémentaires qu’il peut demander à la direction pour les besoins de l’audit.

    3.2. L’auditeur est chargé de formuler une opinion sur les états financiers sur la base de vérifications menées conformément aux normes internationales d’audit. Les normes nationales d’audit conformes, dans leur substance, aux normes internationales d’audit sont également acceptées.

    4. ETENDUE DE L’AUDIT

    4.1. L’audit sera réalisé conformément aux normes internationales et comprendra les tests et les Procédures d’audit ainsi que les vérifications que l’auditeur jugera nécessaires au regard des Circonstances.

    La période couverte par le mandat de l’auditeur concerne les exercices clos au 31 Décembre 2020 ; 31 décembre 2021.

    • - La mission d’audit couvrira la période allant du 1er Janvier 2020 au 31 décembre 2021(Exercice 2020/2021) .

    Lors de l’audit, une attention spéciale devra être accordée aux points suivants :

     Les ressources :

    • • Obtenir une liste des ressources de HEI et les pièces comptables relatives à la mobilisation des ressources et recouvrement, vérifier que toutes les recettes ont été collectées et enregistrées au courant de la période sous audit.

     Dépenses :

    • • Aspects budgétaire : Vérifier l’existence et documenter le processus budgétaire ( préparation, approbation, exécution et suivi du budget) en dégageant les forces et faiblesses et formuler le cas échéant les recommandations nécessaires à l’amélioration du système en place ;
    • • Salaire : s’assurer de l’existence de la politique salariale et vérifier le suivi de sa mise en exécution ; s’il y a eu des variations (augmentation) s’assurer qu’elles ont été autorisées par les instances habilitées ;
    • • Acquisition des biens et services : Vérifier que le système d’approvisionnement en biens et services suit la réglementation en vigueur ;
    • Les dépenses inéligibles doivent faire l’objet d’un paragraphe séparé dans le rapport d’audit ; elles doivent être mentionnées dans la « Lettre à la Direction », et si elles sont jugées significatives, elles doivent être insérées dans l’opinion de l’auditeur.

     Aspect de passation de marché et gestion des contrats :

    • • Obtenir une liste des projets mis en œuvre au courant des exercices auditées ;
    • • Vérifier si tous les projets réalisés ont été budgétisés ;
    • • Vérifier si le processus de passation de marché en vigueur a été suivi dans la mise en œuvre de ces projets ;
    • • S’assurer que toutes les dépenses ont été autorisées par les instances habilitées ;
    • • Comparer les prévisions aux réalisations, documenter les variations et s’assure qu’elles ont été autorisées par les instances habilitées ;
    • • Vérifier et documenter le processus de suivi évaluation de ces projets ;
    • • Vérifier le respect de la mise en œuvre des contrats y relatifs ;

     Inventaires et stock

    • • S’assurer de l’existence du registre du patrimoine de HEI Ltd et qu’il est bien tenu ;
    • • Vérifier le système de contrôle interne dans la gestion du stock des fournitures, uniformes etc.

    4.2. Conformément aux normes internationales d’audit, l’auditeur devra accorder une attention Particulière aux points suivants :

    • • Fraude et Corruption : L’auditeur devra identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées ;
    • • Lois et réglementations : Lors de la conception de l’approche et de la mise en œuvre des procédures de l’audit, l’auditeur devra évaluer le respect des textes réglementaires et législatifs par la direction de la Société HEI Ltd, pour détecter les cas de non-conformité susceptibles de conduire à des anomalies significatives dans les états financiers ;
    • • Gouvernance : L’auditeur vérifiera si les réunions de l’AG, CA, Comité de CA, Comité de gestion de HEI Ltd se tiennent régulièrement et que les PV y relatifs sont produits et classés.
    • • Risque : L’auditeur mettra en œuvre des procédures d’audit appropriées en réponse aux risques/anomalies identifiés lors de son évaluation.

    5. ETATS FINANCIERS DE LA SOCIETE

    L’auditeur vérifiera que les états financiers de HEI Ltd ont été préparés selon les principes comptables admis et donnent une image fidèle de la situation financière de la société à la date de clôture de l’exercice, ainsi que des ressources et des dépenses effectuées à cette date.

    Les états financiers doivent comprendre:

    •  Etat des recettes et dépenses, ainsi que les soldes de trésorerie ;
    •  Les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et expliquée des principaux comptes ;
    •  Bilan présentant les fonds cumulés de la société, les soldes bancaires ainsi que les autres actifs et passifs de la société à la clôture de l’exercice considéré ;
    •  Compte de résultat ;
    •  Tableau des flux de trésorerie ( ou Tableau de financement) permettant de déterminer les flux de trésorerie au cours de chaque exercice ;
    • L’auditeur devra présenter en annexe aux états financiers susmentionnés les éléments ci-après :
    •  Un état de rapprochement des comptes ;
    •  Une liste détaillée des actifs immobilisés acquis au courant de l’exercice.

    6. RAPPORTS D’AUDIT:

    6.1. Le rapport de l’audit devra comporter :

    •  L’opinion de l’auditeur sur les états financiers ; et
    •  La liste complète des états financiers tels que décrits au paragraphe 5 ci-dessus.

    En plus du rapport sur les états financiers, l’auditeur préparera une « lettre à la Direction» dans laquelle il inclura :

    • • Des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les procédures et les systèmes de gestion examinés durant l’audit ;
    • • Des anomalies et les points faibles spécifiques du système de gestion et formulera des recommandations en vue de leur amélioration ;
    • • Les problèmes de communication identifiés au cours de la mission d’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur la société ;
    • • Les commentaires sur toute autre anomalie que l’auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles.

    Idéalement, la « Lettre à la Direction » doit inclure les réactions/commentaires des entités d’exécution sur les faiblesses relevées par l’auditeur.

    7. INFORMATIONS D’ORDRE GENERAL

    • • L’auditeur devra avoir accès à tous les documents juridiques, les rapports et informations relatifs à la société qu’il aura jugé nécessaires ;

    Il est recommandé que l’auditeur prenne connaissance des documents ci-après de HEI Ltd :

    • • Rapports des activités du CA de HEI Ltd depuis le 22 Juillet 2018 ;
    • • Manuel des procédures et règlement d’ordre intérieur de HEI Ltd ;

    Il est recommandé à l’auditeur de rencontrer et de discuter de tous les aspects relatifs à L’audit avec les membres du CA de HEI Ltd avant le démarrage et à la fin de sa mission.

    8. EXPERIENCE ET QUALIFICATION DE L’AUDITEUR

    8.1. Le cabinet d’audit doit être enregistré et être inscrit au tableau d’un ordre des experts comptables reconnu au plan national ou international (ICPAR).
    Le cabinet doit jouir d’une expérience confirmée en comptabilité et audit financier des sociétés ou projets.

    8.2. Le personnel clé de la mission d’audit devra comprendre au moins :

    • - Un expert-comptable financier, justifiant d’au moins 10 ans d’expérience en matière d’audit financier et agréé par l’ordre des experts comptables de son pays ;
    • - Un chef de mission, ayant au moins un diplôme de niveau Ao en audit et comptabilité, et justifiant d’une expérience d’au moins 5 ans d’audit financier ;
    • - Un auditeur assistant ayant une expérience et des qualifications professionnelles appropriées.

    8.3. Du fait que les rapports d’audit devront être édités en français, il est attendu que le personnel devant intervenir pour cette mission soit familier au français.

    9. LE DOSSIER DE CANDIDATURE

    Le dossier de candidature d’un auditeur devra comprendre :

    A. Documents administratifs:

    • 1. Lettre de soumission ;
    • 2. Registre de commerce ;
    • 3. Attestation de non redevance envers RRA
    • 4. Attestation de non redevance envers RSSB ;
    • 5. Preuve justifiant que l’expert- comptable financier est agréé par l’ordre des experts comptables de son pays.

    B. Offre technique devra comprendre :

    • 1. Profil du soumissionnaire ;
    • 2. Méthodologie ;
    • 3. Trois références techniques récentes de trois dernières années ;
    • 4. Planning d’exécution ;
    • 5. Liste du personnel avec leurs CVs et responsabilités ;
    • 6. Photocopies des diplômes du personnel listé et de leurs cartes d’identité.

    C. Offre Financière

    L’offre financière devra montrer clairement que le coût estimé est de toutes taxes comprises ou de hors taxes.

    10. DEROULEMENT DE LA MISSION :

    Méthodologie :

    Au plus tard une semaine après la signature du contrat, le Cabinet d’audit devra organiser une réunion avec le CA et Présenter un rapport de démarrage ( inception report) pour s’entendre sur les TdRs , la méthodologie et éclairer si nécessaire les points qui auraient besoin d’une attention particulière.

    – Le cabinet d audit retenu devra aussi organiser une réunion de restitution du draft du rapport d’audit et du "management letter" au CA et à la Direction de HEI Ltd;

    Durée d’intervention :

    La mission sera exécutée sur une période ne dépassant pas 21 jours calendriers ;

    Rapports :

    Les différents rapports seront rédigés en français. Pour chaque exercice, tous les rapports seront édités en version provisoire (Deux exemplaires) et soumis à la direction générale qui formulera ses observations. Les rapports seront ensuite repris pour intégrer le cas échéant les observations de la direction générale. Les rapports révisés seront édités en trois exemplaires et devront parvenir à la direction générale de la société au plus tard à la date convenue dans le contrat ;

    -Le cabinet d’audit devra présenter le rapport d’audit final à l’Assemblée Générale.

    NB: Les détails contenus dans les TdRs ne sont pas limitatifs, le Cabinet d’audit retenu devra suivre les normes et standards du métier ainsi que les bonnes pratiques de gestion.

    11. DATE LIMITE ET LIEU DE DEPOT DES CANDIDATURES.

    Les candidats intéressés devront faire parvenir leurs dossiers de candidatures dans une enveloppe fermée contenant deux enveloppes séparées avec mentions :

    • Offre technique
    • Offre financière

    Au plus tard le 15/01/ 2022 à 17h 00 heure locale, au Siège de la Société Horizon Education Investment sis à Gacuriro dans l’immeuble de l’Ecole l’Horizon.

    Aucun dossier de Candidature ne sera accepté après la date et l’heure de clôture.

    Fait à Kigali, le 29/12/2021

    Directeur Général de HEI Ltd
    HABARUGIRA Siméon

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